Essay IT Project Management

22 10 2010

Discuss the reasons why IT projects differ from projects in other disciplines. What implications does this have for modern IT project managers ?

  • IT Project mempunyai keunikan dan kompleksitas yang tinggi dari masing – masing proyek dan cepatnya perubahan dalam perkembangan teknologi informasi.
  • Perangkat lunak susah di gambarkan/diperlihatkan ke pelanggan (customer), sehingga pengembang bisa mengetahui keinginan pelanggan.
  • Kesulitan dalam menerjemahkan keinginan pelanggan secara tepat.
  • Pelanggan sering melakukan perubahan setiap saat, sesuai dengan keinginan saat itu.
  • Sulit melakukan pengujian perangkat lunak.
  • Pelatihan harus dilakukan untuk mengikuti perkembangan teknologi.

 

Explain the triple constraint of project management in your own word ?

Answer’s :

Tiga kendala didalam Manajemen Proyek (Triple Constraint)

  1. Time (Waktu)
  2. Cost (Biaya)
  3. Scope (Cakupan Project)

Dari ketiga kendala tersebut, sangat berkaitan antara satu kendala dengan kendala yang lain nya. Untuk mengerjakan sebuah proyek di butuhkan waktu yang tepat, semakin lama waktu yang di butuhkan akan berpengaruh terhadap biaya yang di keluarkan dan luas cakupan yang di kerjakan. Mengurangi biaya (Cost) dengan memotong anggaran keuangan akan berpengaruh terhadap waktu (Time) lamanya pengerjaan proyek tersebut dan akan mengurangi cakupan (Scope) dari proyek tersebut. Meningkatkan cakupan (Scope) akan menambah waktu pengerjaan dan biaya yang di keluarkan akan semakin tinggi kualitas yang di harapkan. Jika mengurangi cakupan (Scope) akan mengurangi waktu (Time) dan Biaya (Cost) secara negatif akan mempengaruhi mutu (quality).

 

Explain what the term “death march” project means and why such projects should be avoided at all costs. In your opinion, why do you believe organizations continue with such projects ?

Ada beberapa alasan proyek di katakan “death march”

  • Pelanggan (Customer) telah meminta beberapa fitur tambahan, yang berpengaruh terhadap fitur – fitur yang lain nya atau program secara keseluruhan.
  • Perubahan teknis arsitektur pada proyek tersebut.
  • Salah satu anggota tim atau sumber daya mengundurkan diri yang mengakibatkan pada keterlambatan atau tertundanya proyek.
  • Kegagalan untuk mengakhiri proyek, membuat manajemen tidak mau dipandang sebagai sebuah kegagalan.

Perusahaan mau tidak mau harus meneruskan proyek tersebut walaupun proyek tersebut belum menunjukan hasil.

 

Define what the project management framework is and explain what pieces make up the framework ?

Project Manajement Framework yaitu, sebuah kerangka atau landasan untuk memahami manajemen proyek agar proyek dapat berhasil memenuhi harapan dan keinginan dari pihak – pihak terkait atau stakeholder.

Landasan yang telah digunakan secara luas di seluruh dunia yaitu PMBOK (Project Manajement Body of Knowledge) dari PMI (Project Manajement Institute) adalah suatu istilah yang dikeluarkan untuk menjelaskan kumpulan pengetahuan yang diperlukan oleh profesional di bidang manajemen proyek.

Kerangka tersebut di bentuk oleh beberapa komponen diantara nya :

  • five Processes Group (5 kelompok proses) yang terdiri dari :
  1. Initiating Processes (proses inisiasi) Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.
  2. Planning Processes (perencanaan awal proyek) Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.
  3. Executing Processes (proses pelaksanaan) Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menghasilkan produk sesuai dengan yang ditargetkan.
  4. Controlling Processes (proses pengendalian) Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
  5. Closing Processes (proses penyelesaian) proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
  • Component Processes (komponen proses) Beberapa teknik dan alat bantu penting yang dimanfaatkan selama mengerjaan Proyek antara lain :

  1. Work Breakdown Structure untuk membantu menetapkan lingkup dari proyek.
  2. Gantt Chart, Network Diagram (Diagram jaringan kerja), Analisa jalur kritis dan critical chain scheduling dipergunakan untuk mengelola waktu proyek.
  3. Teknik penyusunan perkiraan dan pengendalian biaya yang digunakan untuk mengelola biaya proyek.

  • Nine Knowledge Area ( sembilan bidang pengetahuan/ilmu) yang terdiri dari :
  1. Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.
  2. Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal.
  3. Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.
  4. Manajemen Kualitas Proyek, menjelaskan proses – proses tentang kualitas/mutu dari  sebuah proyek.
  5. Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.
  6. Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif.
  7. Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko dan pengendalian penanggulangan resiko.
  8. Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan, perencanaan tata cara undangan ke peserta,  rapat undangan peserta, pemilihan peserta, pemilihan mitra, pelaporan  serta administrasi kontrak kerja dan  penyelesaian kontrak.
  9. Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan.

 

List and explain four key issues needing answers for all technology projects ?

  • 4 masalah utama yang memerlukan jawaban terhadap semua project teknologi yaitu :
  1. ruang lingkup (scope) , proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati.
  2. waktu (time), proyek harus diselesaikan dan diserahkan  tepat waktu.
  3. biaya (cost), proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan.
  4. kualitas (quality), proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek.
  5. Ruanglingkup (scope)

Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek.

Waktu (time)
Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian yang terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi aktivitas organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari sebuah proyek.

Batasan Biaya (cost)
Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah direncanakan.

Kualitas (quality)
Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Berdasarkan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-target  yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.

 

Define quality management in your own word then list and explain the eight quality management principles defined by ISO ?

Manajemen Mutu adalah proses di mana sebuah proyek yang berhasil memenuhi persyaratan tanpa menimbulkan cacat.

8 Prinsip Manajemen Mutu pada ISO yaitu :

  • Customer Focused Organisation (fokus terhadap konsumen)

Fokus terhadap konsumen (pelanggan), mengerti apa keinginan pelanggan saat ini dan masa yang akan datang. Pastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan

  • Provide Leadership (kepemimpinan)

Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi . Pimpinan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga SDM sepenuhnya bisa diupayakan dalam mencapai tujuan / sasaran-sasaran organisasi.

  • Involvement of People (keterlibatan sumberdaya manusia)

Sumberdaya manusia pada semua level ( tingkatan ) adalah faktor penting dari suatu organisasi, dan keterlibatan sepenuhnya dari mereka memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk keuntungan organisasi.

  • Process Approach (pendekatan proses)

Hasil yang diinginkan tercapai dengan lebih efisien bila aktivitas dan sumber-sumber yang terkait diatur dengan baik sebagai sebuah proses.

  • System Approach to Management (pendekatan sistem pada manajemen)

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan suatu system dari proses-proses yang saling terkait, untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan yang objektif pada perusahaan dengan efektif dan efisien.

  • Continual Improvement (perbaikan yang berkelanjutan)

Perbaikan yang berkesinambungan harus menjadi pekerjaan yang permanen dari organisasi.

  • Factual Approach to Decision Making (pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan)

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan analisa data dan informasi.

  • Mutually Beneficial Supplier Relationships (Hubungan kerjasama yang saling membutuhkan dengan Supplier)

Perusahaan dan Pemasok nya ( Supplier / Vendor ) adalah saling membutuhkan. Mempunyai kerjasama yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan nilai keberhasilan.

Iklan




RENCANA PENGEMBANGAN E-GOVERNMENT DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN KARIMUN

22 10 2010

Abstrack

E-government can be understood as government efforts to provide public services efficiently and effectively by utilizing information and communication technology. To achieve the needed rules of the government through the Presidential Instruction No. 3 of 2003 in order to implement e-Government nationally based on the National Strategy Policy and Development of e-Government. This thesis will describe a theoretical study of the development plan of e-government in Karimun regency government environment, by using Enterprise Architecture Planning (EAP) according to the stages towards achieving success in e-government development. Starting from the initial stage, modeling services, understanding of current conditions, development of data architecture, application architecture, technology architecture and implementation plans. Through the transformation process of e-government, government can optimize the utilization of information technology advances for partition-screens eliminate bureaucratic organization, and form a network of management systems and work processes that allow government agencies to work in an integrated manner to simplify access to all information and public services must provided by the government.

Key words : e-Government, e-Government Development Framework, Enterprise Architecture Planning.

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kemajuan teknologi informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Kenyataan telah menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai transaksi internasional, terutama dalam transaksi perdagangan. Penataan yang dilaksanakan harus diarahkan untuk mendorong bangsa Indonesia menuju masyarakat informasi.

Pengembangan e-government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan pemerintahan yang berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Pemerintah telah mengeluarkan Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government (e-Government Development Framework) melalui INPRES No. 3 Tahun 2003 yang merupakan payung bagi seluruh kebijakan detil teknis di bidang e-government. Agar kebijakan pengembangan e-government dapat dilaksanakan secara sistematik dan terpadu, maka masih diperlukan peraturan, standarisasi dan panduan yang konsisten dan saling mendukung (Menteri Komunikasi dan Informasi, 2003).

Bukan hal sulit membayangkan bagaimana bentuk dan keadaan suatu kota, jika kota tersebut tidak memiliki perencanaan dalam pembangunan dan pengembangannya, maka pembangunan kota berjalan secara tumpang tindih, peningkatan kualitas jalan dilakukan dengan menggunakan aspal hotmix tetapi beberapa saat kemudian jalan yang sama segera digali untuk membuat saluran air, jalur pipa listrik, telekomunikasi dan sebagainya sehingga jalan tersebut menjadi berantakan kembali. Berdasarkan hal tersebut, segala sesuatu akan berjalan dengan baik jika kita memiliki sebuah perencanaan. Diperlukan adanya rencana yang baik, utuh dan menyeluruh untuk membangun dan mengembangkan sebuah kota. Begitu halnya dengan pemanfaatan teknologi informasi diperlukan adanya perencanaan yang baik untuk mengembangkan aplikasi sistem informasi disebuah organisasi (Surendro Kridanto, 2009).

Kabupaten Karimun sebagai salahsatu daerah yang berada di Indonesia tepatnya di Provinsi Kepulauan Riau dan termasuk ke dalam daerah perdagangan dan pelabuhan bebas (Free Trade Zone) mendorong Pemerintah Kabupaten Karimun untuk memberikan pelayanan yang maksimal terhadap investor, pengusaha, masyarakat bisnis yang ingin menanamkan modalnya. Tujuan utama pengembangan e-government adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi layanan publik sebagai hasil dari pemanfaatan teknologi informasi. Dengan menerapkan e-government banyak manfaat yang didapatkan pemerintah salahsatunya percepatan penyerapan tenagakerja dari investor yang menanamkan modal akibat dari proses perizinan yang mudah dan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan izin usaha (mendirikan perusahaan), masyarakatpun dipermudah untuk mendapatkan informasi yang menyangkut pelayanan dari lembaga pemerintah seperti pelayanan :

  1. Pendaftaran (tanda daftar perusahaan, tanda daftar rekanan, tanda daftar perdagangan, tanda daftar industri kecil dan menengah, dan lain-lain).
  2. Perizinan (IMB, SIUP, SIM, STNK, Ijin Lokasi, Ijin Gangguan, Izin Penambangan, dan lain-lain).
  3. Kependudukan (KTP, Akta Lahir, Akta Nikah, Akta Kematian, Kartu Keluarga, Kartu Izin Menetap Sementara, dan lain-lain).
  4. Pembayaran (Pajak, Cukai, Iuran, Retribusi, Listrik, Air, Telepon, dan lain-lain).
  5. Informasi (Kebijakan Publik, Potensi Daerah, Kegiatan Instansi, Darurat Bencana, GIS/Pemetaan, Kesehatan, Pendidikan, Pariwisata, Industri, Perdagangan, Investasi, Pertanian, dan lain-lain).

Mewujudkan e-government dengan pelayanan yang berbasis elektronik, dibutuhkan sebuah perencanaan yang baik utuh dan penyeluruh, sehingga pemerintah daerah mengembangkannya sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Untuk mengelola suatu organisasi/pemerintah atau sistem besar yang bersifat kompleks diperlukan sebuah arsitektur, arsitektur adalah rancangan dari segala jenis struktur, baik fisik maupun konseptual, baik nyata maupun maya. Terlepas dari konteks permasalahannya, kata ”arsitektur” menyiratkan suatu perencanaan yang diwujudkan dengan model dan gambar dari bagian/komponen dengan berbagai sudut pandang. Arsitektur yang mengarah kepada suatu organisasi (enterprise), enterprise dapat disimpulkan bukan hanya perusahaan (company) yang berorientasi kepada profit saja, tetapi juga bisa berupa organisasi non-profit/nirlaba seperti pemerintah, institusi pendidikan ataupun organisasi amal.

Penulisan tesis ini menggunakan Architecture Enterprise Planning untuk Rencana Pengembangan e-government di Pemerintah Kabupaten Karimun. Setiap organisasi mengembangkan arsitektur enterprise-nya sendiri, berdasarkan definisi dan keadaan perusahaan/pemerintahannya. Arsitektur enterprise merupakan salahsatu cara mewujudkan gambaran tentang organisasi secara logis, utuh, dan lengkap yang hasilnya meliputi :

  1. Arsitektur Bisnis
  2. Arsitektur informasi
  3. Arsitektur Aplikasi
  4. Arsitektur Teknologi

Arsitektur enterprise dapat digunakan untuk mengembangkan masterplan, blue print, ataupun rencana induk pengembangan sistem informasi bagi organisasi.

Arsitektur enterprise adalah kumpulan prinsip, metode, dan model yang bersifat masuk akal yang digunakan untuk merancang dan merealisasikan sebuah struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastrukturnya. Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa arsitektur enterprise merupakan cara untuk menggambarkan model operasional enterprise yang mencakup aspek perencanaan bisnis, operasional bisnis, otomasi, hingga infrastruktur teknologi informasi pendukungnya. Arsitektur enterprise memiliki empat komponen/domain utama yaitu : arsitektur bisnis, arsitektur informasi, arsitektur teknologi, dan arsitektur aplikasi. Sehubungan dengan keempat komponen ini, produk arsitektur enterprise akan berupa grafik, model, dan/atau narasi yang menjelaskan lingkungan dan rancangan enterprise (Surendro Kridanto, 2009)

Negara-negara maju yang memanfaatkan teknologi digital (Electronic Digital Services) telah melahirkan sebuah bentuk mekanisme birokrasi pemerintahan yang baru, yang mereka istilahkan sebagai Electronic Government (E-Government). Berbagai definisi yang ada mengenai E-Government (tergantung dari negara yang bersangkutan) memperlihatkan sebuah keinginan yang sama, yaitu bertransformasinya bentuk-bentuk interaksi antara pemerintah dengan masyarakatnya yang terlampau birokratis, menjadi mekanisme hubungan interaksi yang jauh lebih bersahabat (Indrajit.R.E, 2002). Hasil dari laporan PBB, semakin banyak negara-negara maju dengan ekonomi yang kuat dan bangsa dengan struktur politik yang demokratis untuk memimpin dari pengabdosian e-government baik dari  tingkat nasional (negara), subnasioanal (pemerintah provinsi) maupun lokal (pemerintah kabupaten/kota). (Norris Donald F, 2007).

Negara besar yang terdepan di dalam referensi Indrajit.R.E (2002), yang mengimplementasikan konsep e-Government yaitu Amerika dan Inggris melalui Al Gore dan Tony Blair, telah secara jelas dan terperinci menggambarkan manfaat yang diperoleh dengan diterapkannya konsep e-governmnet bagi suatu negara, antara lain :

  1. Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-nya (masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi diberbagai bidang kehidupan bernegara.
  2. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance.
  3. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun stakeholdernya untuk keperluan aktivitas sehari-hari.
  4. Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber-sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
  5. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada.
  6. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan publik secara merata dan demokratis.

Dengan kata lain, negara-negara maju memandang bahwa implementasi e-government yang tepat akan secara signifikan memperbaiki kualitas kehidupan masyarakat disuatu negara secara khusus, dan masyarakat dunia secara umum. Oleh karena itu, implementasinya disuatu negara selain tidak dapat ditunda-tunda, harus pula dilaksanakan secara serius, di bawah suatu kepemimpinan dan kerangka pengembangan yang holistik, yang pada akhirnya akan memberikan/mendatangkan keunggulan kompetitif secara nasional (Indrajit.R.E, 2002).

Konsep e-government bukanlah sebuah inisiatif yang mudah dan murah. Sebelum memutuskan untuk mengalokasikan sejumlah sumber daya yang sangat besar, harus dimengerti terlebih dahulu latar belakang apa yang menyebabkan inisiatif e-government perlu (atau tidak) untuk diimplementasikan. E-government bukanlah sebuah obat atau jalan pintas menuju pada perbaikan atau pertumbuhan ekonomi yang signifikan secara cepat, atau pencapaian efisiensi kinerja pemerintahan dalam waktu singkat, atau pembentukan mekanisme pemerintahan yang bersih dan transparan; e-government adalah sarana atau alat untuk menuju kepada obyektif-obyektif tersebut.

E-government tidak dapat dibangun dan diterapkan hanya dengan sekedar menyusun peraturan atau kebijakan dari pemerintah atau pimpinan negara semata, namun memerlukan proses kerja keras yang diawali dengan perubahan paradigma yang bermuara pada perekayasaan ulang proses (business process) yang terjadi di pemerintahan. Dari sudut ini terlihat bagaimana sulit dan kompleksnya harus melakukan perancangan ulang sejumlah proses di dalam pemerintahan, terutama yang bersifat lintas sektoral atau antar departemen.

Menggunakan komputer atau teknologi informasi semata di dalam proses pemerintahan belum berarti bahwa konsep e-government telah diterapkan, karena belum tentu kehadiran benda tersebut dapat merubah kinerja pemerintah. Memfokuskan diri pada teknologi dalam pengembangan e-government adalah sebuah langkah yang keliru. Perlu dipahami bahwa teknologi hanyalah merupakan instrumen untuk terciptanya sebuah transformasi peranan pemerintah, dari yang bersifat birokrasi, menjadi sebuah ”lembaga” yang berorientasi proses untuk melayani ”pelanggannya” – yang dalam hal ini adalah masyarakat, komunitas bisnis (industri) dan para stakeholder lainnya. Sebuah negara memutuskan untuk mengimplementasikan e-government karena percaya bahwa dengan melibatkan teknologi informasi di dalam kerangka manajemen pemerintahan, akan memberikan sejumlah manfaat (Indrajit.R.E, dkk. 2005). Beberapa manfaat pengembangan e-government yaitu :

  1. Meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada masyarakat dan komunitas negara lainnya.
  2. Memperbaiki proses transparansi dan akuntabilitas di kalangan penyelenggara pemerintahan.
  3. Mereduksi biaya transaksi, komunikasi, dan interaksi yang terjadi dalam proses pemerintahan.
  4. Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi yang lebih berkualitas, dan lain sebagainya.

Melalui tesis ini  bagaimana suatu daerah (Pemerintah Kabupaten Karimun) merencanakan pengembangan e-government dengan merancang arsitektur organisasi (enterprise arsitecture) yang didalamnya terdapat arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi, arsitektur teknologi dan arsitektur aplikasi. sehingga di dalam penerapannya Pemerintah Kabupaten Karimun mempunyai acuan yang jelas dan tidak tumpang tindih dalam mengembangkan e-government dan hal-hal apa saja yang harus dilakukan atau persiapan dalam mengembangkan e-government. Pemerintah Kabupaten Karimun telah melakukan usaha dalam mengembangkan e-government namun pengembangan tersebut tidak didukung dengan perencanaan yang baik, bisa dilihat dari usaha pembuatan website pemerintah http://www.kab-karimun.go.id , namun pembuatan website tidak sesuai dengan aturan yang berlaku dan website hanya sebatas menginformasikan lembaga berdasar tugas pokok dan fungsi dari lembaga tersebut kepada masyarakat.

Sistem informasi kepegawaian yang menyangkut data-data pegawai belum dikelola secara baik hanya sebatas menyimpan data pegawai didalam hardisk belum menggunakan database server untuk memanajemen data pegawai walaupun sudah menggunakan program aplikasi sistem informasi kepegawaian. Menggunakan jaringan komputer LAN (Local Area Network), namun tidak semua lembaga telah tersambung kejaringan. Baru tahap sosialisasi e-government dengan melakukan pelatihan internet dan pembuatan website kepada seluruh pegawai di lingkungan Pemerintah Kabupaten Karimun. Belum adanya badan yang profesional bertanggung jawab untuk mengembangkan e-government.

Mengembangkan e-government tidak hanya menggunakan komputer (jaringan komputer), website, penggunaan dokumen elektronik maupun program aplikasi, namun lebih dari itu dibutuhkan sebuah perencanaan yang  baik, utuh dan menyeluruh untuk membangun dan mengembangkan e-government.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latarbelakang yang telah diuraikan maka dapat dirumuskan suatu masalah di dalam mengembangkan e-government, Pemerintah Kabupaten Karimun merancang arsitektur untuk Mengembangkan e-government mulai dari perancangan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi dan merencanakan implementasi/migrasi. Dengan mengacu kepada Inpres No.3 Tahun 2003 membentuk badan/dinas (nomenklatur) yang khusus bertanggung jawab untuk mengembangkan e-government serta penamaan website pemerintah kabupaten yang disesuaikan dengan Permenkominfo No.28 Tahun 2006.

Tahapan-tahapan untuk mencapai suatu kondisi yang ideal, tahapan tersebut menyangkut hal-hal apa saja yang harus dilakukan Pemerintah Kabupaten Karimun untuk menerapkan konsep e-government. Yang harus diperhatikan Pemerintah Kabupaten Karimun yaitu memahami kondisi di lingkungan lembaga pemerintah tersebut, seperti pelayanan publik saat ini, pendataan, infrastruktur, dan teknologi yang digunakan, agar ketika mengembangkan konsep e-government Pemerintah Kabupaten Karimun sudah mengetahui sumber daya-sumber daya yang dimiliki dan yang harus dilakukan perubahan. Untuk merencanakan pengembangan e-government digunakan Enterprise Architecture Planning (EAP) dari kerangka dasar ini e-government dikembangkan sesuai tahapan-tahapan yang harus dilakukan lembaga Pemerintah Kabupaten Karimun.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dalam tesis ini adalah :

  1. Merencanakan pengembangan e-government di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karimun sesuai dengan tahapan-tahapan yang harus dilakukan, agar pengembangan e-government berjalan dengan konsep yang jelas dan terarah.
  2. Mengarahkan pengembangan e-government berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah melalui Inpress No.3 Tahun 2003.
  3. Membantu Pemerintah Kabupaten Karimun untuk merencanakan pengembangan e-Government dilingkungan Pemerintah Kabupaten Karimun.
  4. Memberi masukan kepada Pemerintah Kabupaten Karimun akan manfaat mengembangkan e-Government untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih dan pemerintahan yang baik (Good Governance) sesuai dengan visi dan misi Kabupaten Karimun.
  5. Peningkatan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis, dan masyarakat umum. Adanya keterbukaan (transparansi) maka diharapkan hubungan antara berbagai pihak menjadi lebih baik. Keterbukaan ini menghilangkan saling curiga dan kekesalan dari semua pihak.

 

1.4 Ruang Lingkup atau Batasan Masalah

Agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan fokus, berikut ini adalah ruang lingkup dan batasan pembahasan yang ditentukan :

  1. Tesis ini membahas perencanaan pengembangan e-government dilingkungan Pemerintah Kabupaten Karimun dengan menggunakan Architecture Enterprise Planning (AEP).
  2. Pendekatan yang digunakan dalam tesis ini adalah studi empiris berupa pengamatan secara langsung maupun melalui dokumentasi yang ada.
  3. Tesis ini tidak membahas/menjelaskan cara mendisain program aplikasi, merancang sistem, basis data ataupun jaringan.
  4. Tesis ini tidak membuat atau menjelaskan/mendisain pembuatan website pemerintah.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada tesis ini terdiri dari beberapa bab, yang di mulai dari Bab I Pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah pengembangan e-government di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karimun. Merumuskan permasalahan pengembangan e-government, tujuan dan manfaat penelitian pengembangan e-government serta ruang lingkup permasalahan pengembangan e-government di Pemerintah Kabupaten Karimun.

Bab II Landasan Teori yang digunakan di dalam pengembangan e-government di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karimun, menjelaskan pengertian e-government menurut referensi-referensi yang digunakan dalam penulisan tesis ini. Bab III Obyek Penelitian, menjelaskan lingkungan pemerintah kabupaten karimun dari segi geografis, wilayah, penduduk, dinas-dinas, kantor maupun badan serta visi – misi Pemerintah Kabupaten Karimun. Bab IV Metodologi yang digunakan, kerangka berpikir yang berisikan tahapan-tahapan perencanaan pengembangan e-government di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karimun. Bab V Hasil Penelitian berisikan pengembangan dari metodologi yang digunakan tahap-tahap rencana pengembangan e-government. Bab VI Kesimpulan dan Saran, berisikan tentang kesimpulan pengembangan e-government di Pemerintah Kabupaten Karimun serta saran-saran untuk mengembangkan e-government lebih baik lagi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karimun.